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Scrum e PMBOK 5ª ed.: Trabalhando juntos na Gestão de Projetos – Parte 03

Para você que está chegando agora é extremamente importante que você leia os posts anteriores aqui e aqui. Para você que já me acompanha: Boa leitura! 🙂

Ultimas premissas para o inicio do projeto

Uma das coisas em comum entre um projeto ágil e um projeto “tradicional” são atividades formais, principalmente aquelas que registram marcos importantes em um projeto, ações que devem ser realizadas e aquelas que não devem. Por essa razão precisamos do apoio de metodologias, boas praticas e modelos mais tradicionais como o Guia PMBOK.
Lembre-se: O Guia PMBOK assim como Scrum, não são “bala de prata” e nunca serão.
A partir de agora os passos serão descritos sequencialmente de forma que os processos do PMBOK e cerimonias do Scrum possam ser sugeridos. Este sequenciamento é apenas uma sugestão que por enquanto tem dado certo em meus projetos, porem os mesmos podem ter outras ordenações de acordo com o tipo de projeto ou a cultura de Gerenciamento de Projetos da sua empresa. Vale ressaltar que alguns processos se repetem algumas vezes durante a vida do projeto.

Iniciando o projeto

Start

O termo de abertura (TAP) ou Project Charter, é o documento que autoriza formalmente o projeto. Ele é quem informa quem será o gerente do projeto e define com mais clareza os objetivos do projeto, quais os seus limites, define o âmbito do projeto bem como o produto final. Nele são documentados premissas e riscos de alto nível. Em teoria, e na prova de certificação, a TAP é emitido pelo patrocinador do projeto.
Na prática este documento normalmente é feito pelo GP de posse de informações como:

  • Produtos e serviços resultantes do projeto, frutos de um plano estratégico da empresa ou licitação feita pelo cliente;
  • Business Case;
  • Contrato, em caso de clientes externos;
  • Acordos, em caso de clientes internos.

Este documento deve ser pequeno, fácil leitura e com limites bem definidos para que se tenha segurança, transparência durante o projeto e que se possa entregar em tempo hábil o produto do projeto.

Responsável por essa realização: Gerente do Projeto

Momento da realização: Fora do Ciclo Scrum

Este processo é originário do PMBOK que é muito útil no Scrum, podendo ser usado no inicio de um projeto ou no inicio de uma fase do projeto para que se tenha clareza de o que será realizado durante o projeto ou da fase do projeto, e os envolvidos no projeto (mais sobre isso no próximo post).

Fim da primeira parte da inicialização do projeto.

Sei que o post ficou curtinho mas a falta de tempo é quem está me prejudicando e se eu tivesse colocado a segunda parte da inicialização do projeto o post também tinha ficado enorme.

Forte abraço e não deixe de comentar!

 


O que são e como são as tão mal interpretadas Equipes Multidisciplinares?

Time

Sei que esse assunto é figurinha marcada em diversos textos na internet e no próprio guia do Scrum, porem ainda causa muita confusão e má interpretação até mesmo por profissionais experientes. Cabe a mim escrever mais um destes textos no intuito de frisar essa ideia :).

A multidisciplinaridade está presente não só em projetos ágeis, ela está presente em toda uma empresa, equipe de trabalho ou qualquer outro grupo que tenha algum objetivo específico. Quantas vezes vemos pessoas sendo multifuncionais em variados momentos dentro das empresas?

Na visão do Scrum, o Time deve ser multifuncional, não existindo distinção de cargos ou funções, títulos ou senioridades e muito menos áreas determinadas ou especificas de atuação. No Scrum todos os integrantes do time são conhecidos como desenvolvedores.

Essa regra se alinha com a regra de que nenhuma tarefa a ser realizada possui um dono, e que todas as tarefas são de responsabilidade de todo o Time, característica forte do Scrum.

Essas características vão contra outras abordagens de gerenciamento, ou de algumas boas práticas, que defendem o uso de especialistas em determinadas áreas.

Sendo mais claro na definição, o Time deve ser multidisciplinar, não os integrantes. Logicamente durante a execução de uma tarefa, os indivíduos podem e devem ajudar a concluir as tarefas que outro individuo está executando, voltando à regra de que as tarefas pertencem a todo o Time e não a um indivíduo.

Quem consegue ser especialista em tudo?

Nos projetos da empresa que trabalho todos os projetos e tarefas são compostos por equipes multidisciplinares, porém, as tarefas que exigem mais responsabilidades ou que levam mais tempo são executadas por especialistas mais experientes e tarefas “mais simples” por especialistas com um grau de experiência menor. No entanto, isso nem sempre é regra, variando de situação para situação.

O ponto que difere o Scrum é a forma em que ele contribui para que essa multifuncionalidade seja difundida e expandida gerando indivíduos mais capacitados, proativos e com maior colaboração.

Até a próxima!


Scrum e PMBOK 5ª ed.: Trabalhando juntos na Gestão de Projetos – Parte 02

Vou dar continuidade à serie de posts sobre a integração do PMBOK e Scrum na gestão de projetos de acordo com minhas ultimas experiencias e meus estudos.

Neste post vamos falar sobre algumas regras que devemos obedecer, como funcionarão as conexões e o que é o Time do Projeto, porem se você não viu a primeira parte é melhor dar uma lida aqui.

Como dito no post anterior, a união do Scrum e PMBOK será feita pela perspectiva do Scrum, já que estamos buscando o gerenciamento de projetos de uma maneira ágil. Porem, vale lembrar que o Scrum sozinho “Não é bala de prata” de todos os projetos e não se pode gerenciar todos os projetos totalmente de forma ágil do inicio ao fim. E é ai que o Guia PMBOK entra, complementando o Scrum.

Regras

Rules

Com o Scrum rodando o projeto e impulsionado pelo Guia PMBOK, que o fornece técnicas e ferramentas que complementam sua estrutura, temos que definir algumas regras:

  • Não focar todo o gerenciamento do projeto apenas no GP.
  • Não tornar o Time Scrum e seus trabalhos lentos.
  • Não realizar processos desnecessários.
  • Não documentar excessivamente.
  • Não burocratizar.

A ideia principal é que as equipes que utilizem essa união, possa ver de forma natural  quais os pontos de ligação entre as duas abordagens que podem oferecer apoio ao Scrum e em quais momentos do ciclo estes serão aplicados, de acordo com cada projeto em especifico.

Assim cada processo do Guia PMBOK pode ser aplicado ou não, dependendo de projeto para projeto. Assim a equipe deve definir quais os pontos serão encaixados os processos do Guia PMBOK, porem, nada impede que durante o gerenciamento do projeto a equipe possa encaixar novos processos e remover outros inicialmente encaixados.

Conexões 

Lego

Nenhuma ligação entre o Scrum e o PMBOK é obrigatória, porém será sugerida tendo o objetivo de de contribuir para uma melhor assimilação de qual momento será realizado as cerimonias do Scrum, os processos do PMBOK e quem será responsável por cada uma das execuções.

As conexões mostrarão os processos e suas descrições e também os papeis envolvidos em sequencia de importância e se o processo esta dentro ou fora do ciclo Scrum. A maior parte dos processos terá mais de um responsável, os papeis de maior importância ou responsabilidade virão primeiro e os de menor responsabilidade virá em sequencia, cabe ao Time do Projeto (GP, Scrum Master, Time e Product Owner) perceber e “abraçar” suas responsabilidades.

Time do projeto

Time

Para essa abordagem com os dois modelos (Scrum e PMBOK) podemos utilizar mais um papel, Time do Projeto.

O Time do Projeto é composto como dito anteriormente pelo Scrum Master, Time (multidisciplinar, um pouco mais sobre isso em um próximo post), Product Owner e pelo Gerente de Projetos (que pode ser uma equipe de gerenciamento de projetos), no meu caso como a equipe é reduzida não há uma Equipe de Gerenciamento de Projetos nem mesmo um Comitê de Controle de Mudanças.

Até a próxima!


Scrum e PMBOK 5ª ed.: Trabalhando juntos na Gestão de Projetos – Parte 01

Inicia hoje uma serie de posts, a partir de meus estudos e de minha experiência, sobre a integração do Scrum com o PMBOK5 na gestão de projetos, os posts vão ter frequência semanal (mas isso não é regra) e vai mostrar como a integração entre o Scrum e o Guia PMBOK pode ser feita de forma natural.

Para se entender como essa união é possível, é preciso relembrar que o Guia PMBOK possui inúmeros processos e que abrangem todo o ciclo de vida de um projeto e suas fases. No entanto, o Guia PMBOK sugere tudo o que pode ser feito durante o projeto, mas não diz como fazer – e em alguns momentos não é muito claro na definição dos momentos certos para cada aplicação.

E esse também não é o intuito do Guia. Além disso, para gerentes de projeto menos experientes, algumas perguntas podem pairar no ar como:

– Executo parcialmente ou completamente todos os processos contidos no Guia PMBOK?

– Qual o momento certo para realizar cada um dos processos?

O objetivo da união do PMBOK com o Scrum é apoiar o guia em informações sobre o “como fazer”. De fato o Scrum não é tão abrangente e tão extenso como o PMBOK, mas possui regras, cerimonias e sequenciamentos bem definidos para a aplicação no gerenciamento de projetos. A união dos dois será feita pela perspectiva do Scrum, ou seja, o Guia PMBOK estará dentro do Scrum, pelo fato do Scrum ter um modelo mais simples, menor e mais compacto do que o Guia PMBOK. Pode se dizer que ao “rodar” o Scrum podemos perceber os momentos certos onde o Guia PMBOK pode ser encaixado em sua rotina. Por fim, é possível aplicar os processos do Guia PMBOK de três formas possíveis:

1-      Dentro do ciclo do Scrum: Neste caso será mostrado situações em que os processos do Guia PMBOK se encaixam e rodam perfeitamente durante e dentro do ciclo do Scrum, mas isso não é uma regra.

2-      Externamente ao ciclo Scrum: Este caso se caracterizará pelas situações em que os processos do Guia PMBOK não se encaixam naturalmente em nenhuma da cerimonias do Scrum. Neste momento é aconselhável que que um Gerente de Projetos ou a equipe de gerenciamento do projeto, fique responsável pela execução deste processo.

3-      Em paralelo ao ciclo do Scrum: Este último caso será caracterizado por situações em que os processos do Guia PMBOK apesar de estarem fora do ciclo do Scrum devem ser realizados no mesmo espaço temporal de uma cerimônia do Scrum. Desta vez a sugestão é que no momento em que a cerimonia do Scrum estiver sendo realizada pelo Time Scrum, os processos do Guia PMBOK sejam realizados simultaneamente pela equipe de gerenciamento do projeto.

O objetivo principal das formas de conexão entre o Scrum e o Guia PMBOK é mostrar de forma natural como uma etapa de um pode encaixar em uma fase do outro. Em contrapartida, as divisões existem para que um não interfira no funcionamento do outro, mantendo a integridade da proposta de cada cerimonia Scrum e de cada processo do Guia PMBOK, além de respeitar papeis e responsabilidades de cada um.

A figura abaixo mostra como a ótica do Scrum é o ponto de partida dessa união e como o ciclo de vida do Scrum permite que os processos do Guia PMBOK irão ser suportados, dando apoio e sendo apoiados um ao outro.

Ciclo de vida Scrum + Guia PMBOK

No próximo post da série, irei falar como o Scrum vai suportar o Guia PMBOK com mais detalhes e aplicando algumas regras para a boa convivência entre os dois.

Até a próxima!


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